Lessen voor elke organisatie
Wat we leerden van een rommelige systeemintegratie
Organisaties willen grip op hun projecten. Inzicht in kosten en baten, heldere planningen en betrouwbare data om beslissingen op te baseren. Dat was ook het doel van een organisatie waar ik aan een groot integratieproject werkte. Het management wilde één projectmanagementsysteem dat ook direct toegang gaf tot alle noodzakelijke klantdata (CRM), overzicht bracht en losse applicaties verving. Het doel: sneller inzicht, minder fouten en meer efficiëntie.
In werkelijkheid liep het ietsje anders.
Te snel van start
Agile/SCRUM betekent werken in korte iteraties, oftewel “sprints”. Elke sprint levert direct waarde op voor de gebruiker. Door regelmatig feedback op te halen, blijft de koers helder en kan het team snel bijsturen.
Ons (Agile/SCRUM) team begon voortvarend. Te voortvarend, zo bleek al snel. Er lag geen duidelijke opdracht, we werkten veelal vanuit onze eigen aannames en redenaties en een helder aanspreekpunt vanuit het management ontbrak. In sprint reviews werden we regelmatig teruggefloten: de richting moest anders, prioriteiten verschoven. Het resultaat was een rommelige livegang. Processen waren niet of onvoldoende vastgelegd, instructies ontbraken en de impact bleek groot.
De gevolgen: chaos bij klanten en collega’s
Waar wij dachten een mooie oplossing te leveren, ondervonden zowel klanten als collega’s vooral hinder van het veelbelovende systeem. Dit zagen we:
- Het systeem was lastig toegankelijk door inlogproblemen
- Facturen en creditnota’s klopten niet
- Projectinformatie gaf een vertekend beeld
- Data-inconsistentie zorgde voor vertwijfeling
- Projectmanagers raakten het overzicht kwijt
Het vertrouwen kreeg een deuk. Projectmanagers werden overspoeld met vragen en herstelwerkzaamheden slokten veel tijd en energie op. Het nieuwe systeem, bedoeld om grip en inzicht te bieden, zorgde juist voor chaos en stress.
De lessen: voorkom een ingezakte taart
Wat ging er allemaal mis? Het team kreeg een deadline zonder dat de projectscope helder was. Regelmatig van koers wisselen zonder duidelijke communicatie leidde tot frustraties over en weer. Het was, zoals ik het later noemde, bij voorbaat al “een recept voor een ingezakte taart.”
De belangrijkste lessen:
- Analyseer de huidige situatie en de gewenste situatie
- Formuleer een duidelijke opdracht
- Stel prioriteiten en maak bewuste keuzes
- Blijf continu in verbinding met het team dat de oplossing bouwt
- Documenteer en blijf communiceren
Had we hier meer tijd aan besteed, dan had de implementatie waarschijnlijk veel soepeler kunnen verlopen.
Do’s & don’ts voor een succesvolle implementatie
Do’s
- Onderzoek: waar staan we, waar willen we naartoe?
- Betrek de juiste mensen op tijd
- Rol stap voor stap uit en test zorgvuldig
- Maak draaiboeken en heldere werkinstructies
Don’ts
- Start nooit met een deadline als vertrekpunt
- Wijk niet af van de afgesproken communicatie- en escalatielijnen
- Ga niet live zonder testfase of afgestemd plan
Van valkuil naar waarde
Fouten maken hoort bij vernieuwen. Maar organisaties kunnen veel ellende voorkomen door eerst te begrijpen waar ze staan, waar ze heen willen en wat de echte prioriteiten zijn. Agile werken betekent niet zo snel mogelijk beginnen, maar wendbaar zijn en steeds opnieuw waarde toevoegen.
Wie dat doet, maakt van systeemintegratie geen bron van frustratie maar een middel om succesvol grip te krijgen op projecten, data en waarde.
Meer blogs
Benieuwd naar welke stappen je kan zetten als organisatie? Neem nu contact met ons op!
Blog · Systeemintegratie & projectbeheer
Lessen voor elke organisatie
Wat een moeizame systeemintegratie ons leerde over scope, communicatie en écht Agile werken, en hoe je een 'ingezakte taart' voorkomt.
6 minuten lezen
Projectbeheer
Systeemintegratie
Agile / SCRUM
Datakwaliteit
Organisaties willen grip op hun projecten. Inzicht in kosten en baten, heldere planningen en betrouwbare data om beslissingen op te baseren. Dat was ook het doel bij een organisatie waar ik aan een groot integratieproject werkte: één projectmanagementsysteem dat óók directe toegang gaf tot alle klantdata (CRM), overzicht bracht en losse applicaties verving. Sneller inzicht, minder fouten, meer efficiëntie.
In de praktijk liep het net even anders.
Te snel van start
Agile/SCRUM betekent werken in korte iteraties, oftewel 'sprints'. Elke sprint levert direct waarde op voor de gebruiker. Door regelmatig feedback op te halen blijft de koers helder en kan het team snel bijsturen.
Ons Agile/SCRUM-team begon met een vliegende start. Té vliegend, zo bleek al snel. Er was geen duidelijk mandaat, we werkten grotendeels op basis van eigen aannames en redeneringen, en een vast aanspreekpunt vanuit het management ontbrak. Tijdens sprint reviews werden we regelmatig teruggefloten: de richting moest anders, prioriteiten moesten verschuiven. Het resultaat was een rommelige go-live. Processen waren niet of onvoldoende gedocumenteerd, instructies ontbraken, en de impact bleek groot.
De gevolgen: chaos bij klanten en collega's
Waar wij dachten een mooie oplossing te leveren, ervoeren zowel klanten als collega's vooral hinder van het veelbelovende systeem. Dit zagen we gebeuren:
Het systeem was door inlogproblemen moeilijk toegankelijk.
Facturen en creditnota's waren onjuist.
Projectinformatie gaf een vertekend beeld.
Inconsistente data zorgde voor wanhoop.
Projectmanagers verloren het overzicht.
Het vertrouwen kreeg een knauw. Projectmanagers werden overspoeld met vragen, en herstelwerk kostte enorm veel tijd en energie. Het nieuwe systeem, bedoeld om grip en inzicht te geven, veroorzaakte juist chaos en stress.
De lessen: voorkom een ingezakte taart
Wat ging er mis? Het team kreeg een deadline zonder dat de projectscope helder was. Regelmatig van koers wisselen zonder duidelijke communicatie leidde tot wederzijdse frustratie. Het was, zoals ik het later noemde, vanaf het begin 'een recept voor een ingezakte taart'.
Hadden we hier meer tijd aan besteed, dan was de implementatie waarschijnlijk een stuk soepeler verlopen.
Bij Adapt helpen we organisaties precies bij deze stap: van een vaag idee naar een heldere opdracht, met data op orde en processen die in de praktijk kloppen. We brengen de huidige en gewenste situatie in kaart, bewaken de scope en blijven nauw betrokken bij het team dat bouwt. Zo wordt een implementatie geen bron van frustratie, maar een middel om écht grip te krijgen.
Do's & don'ts voor een geslaagde implementatie
Do's
- Onderzoek: waar staan we, waar willen we heen?
- Betrek de juiste mensen op tijd.
- Rol stap voor stap uit en test zorgvuldig.
- Maak scripts en heldere werkinstructies.
Don'ts
- Begin nooit met een deadline als vertrekpunt.
- Wijk niet af van de afgesproken communicatie- en escalatielijnen.
- Ga niet live zonder testfase of afgesproken plan.
Van valkuil naar waarde
Fouten maken hoort bij vernieuwen. Maar organisaties kunnen veel ellende voorkomen door eerst te begrijpen waar ze staan, waar ze heen willen en wat de échte prioriteiten zijn. Agile werken betekent niet zo snel mogelijk beginnen, maar wendbaar zijn en continu waarde toevoegen.
Wie dat doet, maakt van systeemintegratie geen bron van frustratie, maar een middel om succesvol grip te krijgen op projecten, data en waarde.
OL
Olivier Louwers
Product Owner · Adapt
Olivier begeleidt teams en organisaties bij systeemintegraties en implementaties, met heldere scope, goede data en Agile werken dat in de praktijk klopt.
Deel dit artikel
LinkedIn
In dit artikel
Bouw je eigen data- & AI-team
Alle interim-mogelijkheden →
Implementatie die vastloopt? Wij schuiven aan.
Ervaren project- en datamensen die je implementatie helpen slagen, op de manier die past:
Trainingen om scope, data en samenwerking in je projecten op orde te krijgen.
Data Management & GovernanceMasterclass · 2 dagen→
Agile & Scrum FoundationTraining · 1 dag→
Business Analyse & RequirementsTraining · 2 dagen→
Alle trainingen →
Services
Contact
© The7 Business – 2025. All rights reserved.